Hướng dẫn gửi bulk mail của gmail
Hướng dẫn gửi mail của Google.
Chúng tôi đã nhận được yêu cầu từ những người gửi nhiều email muốn thêm thông tin để đảm bảo thư được gửi tới gmail user. Gmail phân loại những thư đến theo cách sau đây:
+Spam và non-spam: Các thư spam được đặt trong thư mục spam, trong khi thư không phải spam được đặt trọng inbox.
+Thư mục mail: Hầu hết user sử dụng inbox mặc định của gmail được phân loại các mail non-spam thành các thư mục Primary, Social, Promotions, Updates và Forums. Primary, Social và Promotions được mở mặc định, nhưng user có thể chọn để mở hoặc đóng tất cả các loại. Thư mục Primary bao gồm các đàm thoại person-to-person và thư mục thư không được mở hiện tại.
Sự phân loại mail phụ thuộc chính vào những report từ người dùng. Các user của gmail có thể đánh dấu email là spam, và có thể di chuyển các thư không phải spam giữa các tab trong inbox. Trong cả hai trường hợp Gmail học sự điều chỉnh từ người dùng và sau 1 thời gian tự động điều chỉnh sự phân loại để khớp với sự sở thích của người dùng.
Hướng dẫn dưới đây có thể giúp bạn dự đoán được sự phân loại và nhận được sự hài lòng của người dùng.
Sự phân loại Inbox
Các chuyên mục inbox của gmail giúp cho user có thể tổ chức cho phép sử dụng tốt hơn inbox bằng cách phân loại email vào trong các chuyên mục và đặt mail từ các chuyên mục vào các tab.
Các user có thể chọn để có các email riêng hoặc người gửi luôn vào thư mục riêng và có thể chuyển từng chuyên mục bật hay tắt. Các thư được đánh dấu sao sẽ được đặt trong chuyên mục Primary. Email học từ việc hiệu chỉnh của user và sau một thời gian sẽ tự động điều chỉnh sự phân loại này để khớp với sở thích của user.
Đây là những điều bạn có thể lạp giúp Gmail phân loại email một cách chính xác:
+ Giửu các loại email khác nhau (ví dụ như promotion, thông báo giao dịch, cập nhật xã hội) từ các địa chỉ gửi khác nhau, và cố gắng giữ các địa chỉ này đồng nhất lâu dài.
+Tránh trộn các chuyên mục nội dung khác nhau vào một email. Ví dụ, đặt promotion vào mail thông báo giao dịch có thể khiến hệ thống phân loại email là promotional.
Xác thực và nhận dạng:
Để chắc chắn Gmail có thể nhận dạng bạn:
+Sử dụng địa chỉ IP đồng nhất khi gửi nhiều mail.
+Giữ bản ghi DNS ngược hợp lệ cho địa chỉ IP từ các địa chỉ khi bạn gửi mail, trỏ nó về domain của bạn.
+Sử dụng cùng một địa chỉ trong trường tiêu đề 'From:' ở bất kỳ bulk mail nào bạn gửi.
Gmail khuyến nghị bạn tuân theo các điều sau đây:
+Sign email với DKIM. Gmail không xác thực email được sign với khóa ngắn hơn 1024 bits.
+Công bố bản ghi SPF
+Publish a DMARC policy.
Một số các hướng dẫn cho IPv6
+Các IP mà gửi đi phải có bản ghi PTR (Bản ghi DNS ngược của IP gửi đi), và nó phải khớp với IP nhận được thông qua phân giải DNS của hostname đã được chỉ ra trong bản ghi PTR. Nếu không, mail sẽ bị đánh dấu là spam hoặc có thể bị từ chối.
+Tên miền gửi phải vượt qua sự kiểm tra SPF hoặc DKIM. Nếu không, mail sẽ bị đánh dấu là spam.
Đăng ký nhận mail quảng cáo.
Từng user ở trong list phân phối của bạn nên lựa chọn để nhận các email từ bạn theo một trong các cách sau đây (opt-in):
+Thông qua email yêu cầu đăng ký vào list của bạn,
+Theo cách thủ công bằng cách tick chọn trong web form, hoặc trong phần mềm.
Gmail cũng khuyến nghị bạn kiểm tra từng địa chỉ email trước khi đăng ký nhận mail trong list.
Những phương thức sau đây về việc thu thập địa chỉ không được coi là 'opt-in' và không được khuyến khích:
+Sử dụng các danh sách địa chỉ email mua từ bên thứ 3
+Thiết lập checkbox của webform hoặc tính năng của phần mềm để đăng ký nhận mail cho tất các các user một cách mặc định (yêu cầu user phải lựa chọn nhận email một cách rõ ràng).
Hủy đăng ký nhận email:
User phải có tính năng để hủy đăng ký nhận mail từ mailings list thông qua một trong những cách sau đây:
+Một đường dẫn dễ nhìn trong phần body của email dẫn user tới một trang xác nhân user hủy đăng ký (không yêu cầu nhập ngoài việc xác nhận là bắt buộc).
+Bằng cách trả lời email của bạn với yêu cầu hủy đăng ký.
Vì Gmail có thể giúp user hủy đăng ký tự động từ email của bạn, gmail khuyến nghị cao các điều sau đây:
+ Cung cấp tiêu đề 'List-Unsubscribe' mà trỏ về địa chỉ email hoặc URL mà user có thể hủy đăng ký nhận tin dễ dàng từ các mailing tương lại (Chú ý: Đây không phải là phương pháp thay thế cho việc hủy đăng ký.)
Để giúp đảm bảo email của bạn không được gắn cờ spam, gmail khuyến nghị bạn:
+Tự động hủy đăng ký email đối với những địa chỉ trả lại nhiều phần email.
+Định kỳ gửi các email xác nhận tới user.
+Kèm theo từng mailing list họ đã đăng ký, và cung cấp các dịp để họ hủy đăng ký đối với những use r không còn hứng thú.
Có thể user của bạn chuyển tiếp mail cho các account khác, gmail khuyến nghị bạn:
+Cung cấp các địa chỉ email một cách rõ ràng đối với những user đã đăng ký list của bạn.
+Hỗ trợ phương thức URL để hủy đăng ký từ mailing list (đây là có ích nếu trình quản lý mailing list không thể cho biết ai hủy đăng ký dựa trên địa chỉ 'Reply-to' )
Định dạng
+Tất cả các email phải được định dạng theo chuẩn RFC 5322 và nếu sử dụng HTML thì phải tuân theo chuẩn HTML.
+Email phải có trường tiêu đề 'Message-ID' hợp lệ.
+Các email phải chỉ ra rằng chúng là bulk mail (tạm dịch là mail gửi hàng loạt), phải chỉ rõ trong header của email là :'Precedence: bulk'
+Nếu cố tính ẩn dấu người gửi thực sự của email, hoặc các đường link trang web trong email có thể khiến email không được gửi đi.
+Tiêu đề của từng email phải liên quan tới phần nội dung email bên trong, và không được gây hiểu lầm.
+Các authenticating domain, envelope From domain, payload From domain, reply-to domain, và sender domain phải không được vi phạm giới hạn chặt chẽ hướng dẫn "Unicode Security Profile" cho các tên miền quốc tế.
Gửi thư
Trong khi Gmail cố gắng để chuyển tất cả những email hợp pháp vào inbox của user, có thể một vài email đúng bị gắn là spam. Gmail không chấp nhật yêu cầu 'whitelisting' từ những người gửi hàng loạt, và gmail không đảm bảo rằng tất cả những email sẽ vượt qua được bộ lọc spam của gmail. Để chắc chắn các user gmail nhận được tất cả các mail họ muốn, gmail đã cung cấp cho họ phương thức để gửi tới gmail phản hồi về những email được gắn cờ spam -- người dùng có tùy chọn ấn vào nút 'Not spam' với từng email bị gắn cờ bởi bộ lọc spam của gmail. Gmail nghe các report của người dùng, và sửa đổi các vấn đề để cung cấp cho họ các trải nghiệm tốt nhất. Miễn là user gmail không đánh dấu mail của bạn là spam thì hệ thống email của bạn sẽ không gặp phải vấn đề khi chuyển tới inbox của người dùng gmail (tức là không bị coi là spam).
Có hai yếu tố quan trọng mà thông thường sẽ giúp email của bạn đến được inbox của Gmail:
+Địa chỉ trong tiêu đề (header) 'From:' được liệt kê ở trong Contacts của người dùng Gmail.
+Người dùng Gmail click vào 'Not Spam' để thông báo cho Gmail rằng email đó được gửi từ các địa chỉ đã được xin ý kiến bởi người dùng.
Nếu bạn gửi đồng thời email khuyến mại và các email giao dịch liên quan tới tổ chức của bạn, gmail khuyến nghị cố gắng tách các email này theo mục đích nhất có thể. Bạn có thể thực hiện điều này theo cách sau:
+Tách các địa chỉ email cho từng chức năng mục đích.
+Gửi các email từ các tên miền khác nhau và các địa chỉ IP khác nhau cho từng mục đích chức năng.
Bằng cách sử dụng các hướng dẫn trên, có nhiều khả năng các email giao dịch quan trọng sẽ đến được inbox của user gmail.Hướng dẫn này của gmail nhằm giúp bạn xây dựng độ tin cậy bên trong hệ thống Gmail, và mang tới kết quả là sẽ đến được inbox của Gmail.
Gửi qua bên thứ 3.
Nếu có khách hàng thuê bạn để gửi email (ví dụ các ISP), bạn phải có trách nhiệm giám sát theo dõi các hành động người dùng hoặc các hành động của client.
+Bạn phải có địa chỉ email có sẵn cho user và client báo cáo vi phạm lạm dụng (abuse@yourdomain.com).
+Bạn phải duy trì các thông tin được cập nhật trong bản tin WHOIS, và trên abuse.net.
+Bạn phải chấm dứt một cách kịp thời, tất cả các user hoặc client sử dụng dịch vụ của bạn để gửi mail spam.
Các chương trình marketing liên kết.
Các chương trình tiếp thị liên kết thưởng cho bên thứ 3 để đưa các visitor đến website của bạn. Thật không may, các chương trình này là miếng mồi hấp dẫn cho spammer và có thể gây hại nhiều hơn lợi. Hãy chú ý những điều sau đây:
+Nếu thương hiệu của bạn liên kết với các chương trình tiếp thị liên kết gửi spam, nó có thể ảnh hưởng tới các email gửi bởi bạn và các chi nhánh khác của bạn.
+Bạn phải có trách nhiệm giám sát các chi nhánh và loại bỏ chúng nếu chúng gửi spam.
Bài viết được tạm dịch từ: https://support.google.com/mail/answer/81126?hl=en
Một số thuật ngữ được để nguyên tiếng Anh cho dễ hiểu, dịch đỡ chuối.
Chúng tôi đã nhận được yêu cầu từ những người gửi nhiều email muốn thêm thông tin để đảm bảo thư được gửi tới gmail user. Gmail phân loại những thư đến theo cách sau đây:
+Spam và non-spam: Các thư spam được đặt trong thư mục spam, trong khi thư không phải spam được đặt trọng inbox.
+Thư mục mail: Hầu hết user sử dụng inbox mặc định của gmail được phân loại các mail non-spam thành các thư mục Primary, Social, Promotions, Updates và Forums. Primary, Social và Promotions được mở mặc định, nhưng user có thể chọn để mở hoặc đóng tất cả các loại. Thư mục Primary bao gồm các đàm thoại person-to-person và thư mục thư không được mở hiện tại.
Sự phân loại mail phụ thuộc chính vào những report từ người dùng. Các user của gmail có thể đánh dấu email là spam, và có thể di chuyển các thư không phải spam giữa các tab trong inbox. Trong cả hai trường hợp Gmail học sự điều chỉnh từ người dùng và sau 1 thời gian tự động điều chỉnh sự phân loại để khớp với sự sở thích của người dùng.
Hướng dẫn dưới đây có thể giúp bạn dự đoán được sự phân loại và nhận được sự hài lòng của người dùng.
Sự phân loại Inbox
Các chuyên mục inbox của gmail giúp cho user có thể tổ chức cho phép sử dụng tốt hơn inbox bằng cách phân loại email vào trong các chuyên mục và đặt mail từ các chuyên mục vào các tab.
Các user có thể chọn để có các email riêng hoặc người gửi luôn vào thư mục riêng và có thể chuyển từng chuyên mục bật hay tắt. Các thư được đánh dấu sao sẽ được đặt trong chuyên mục Primary. Email học từ việc hiệu chỉnh của user và sau một thời gian sẽ tự động điều chỉnh sự phân loại này để khớp với sở thích của user.
Đây là những điều bạn có thể lạp giúp Gmail phân loại email một cách chính xác:
+ Giửu các loại email khác nhau (ví dụ như promotion, thông báo giao dịch, cập nhật xã hội) từ các địa chỉ gửi khác nhau, và cố gắng giữ các địa chỉ này đồng nhất lâu dài.
+Tránh trộn các chuyên mục nội dung khác nhau vào một email. Ví dụ, đặt promotion vào mail thông báo giao dịch có thể khiến hệ thống phân loại email là promotional.
Xác thực và nhận dạng:
Để chắc chắn Gmail có thể nhận dạng bạn:
+Sử dụng địa chỉ IP đồng nhất khi gửi nhiều mail.
+Giữ bản ghi DNS ngược hợp lệ cho địa chỉ IP từ các địa chỉ khi bạn gửi mail, trỏ nó về domain của bạn.
+Sử dụng cùng một địa chỉ trong trường tiêu đề 'From:' ở bất kỳ bulk mail nào bạn gửi.
Gmail khuyến nghị bạn tuân theo các điều sau đây:
+Sign email với DKIM. Gmail không xác thực email được sign với khóa ngắn hơn 1024 bits.
+Công bố bản ghi SPF
+Publish a DMARC policy.
Một số các hướng dẫn cho IPv6
+Các IP mà gửi đi phải có bản ghi PTR (Bản ghi DNS ngược của IP gửi đi), và nó phải khớp với IP nhận được thông qua phân giải DNS của hostname đã được chỉ ra trong bản ghi PTR. Nếu không, mail sẽ bị đánh dấu là spam hoặc có thể bị từ chối.
+Tên miền gửi phải vượt qua sự kiểm tra SPF hoặc DKIM. Nếu không, mail sẽ bị đánh dấu là spam.
Đăng ký nhận mail quảng cáo.
Từng user ở trong list phân phối của bạn nên lựa chọn để nhận các email từ bạn theo một trong các cách sau đây (opt-in):
+Thông qua email yêu cầu đăng ký vào list của bạn,
+Theo cách thủ công bằng cách tick chọn trong web form, hoặc trong phần mềm.
Gmail cũng khuyến nghị bạn kiểm tra từng địa chỉ email trước khi đăng ký nhận mail trong list.
Những phương thức sau đây về việc thu thập địa chỉ không được coi là 'opt-in' và không được khuyến khích:
+Sử dụng các danh sách địa chỉ email mua từ bên thứ 3
+Thiết lập checkbox của webform hoặc tính năng của phần mềm để đăng ký nhận mail cho tất các các user một cách mặc định (yêu cầu user phải lựa chọn nhận email một cách rõ ràng).
Hủy đăng ký nhận email:
User phải có tính năng để hủy đăng ký nhận mail từ mailings list thông qua một trong những cách sau đây:
+Một đường dẫn dễ nhìn trong phần body của email dẫn user tới một trang xác nhân user hủy đăng ký (không yêu cầu nhập ngoài việc xác nhận là bắt buộc).
+Bằng cách trả lời email của bạn với yêu cầu hủy đăng ký.
Vì Gmail có thể giúp user hủy đăng ký tự động từ email của bạn, gmail khuyến nghị cao các điều sau đây:
+ Cung cấp tiêu đề 'List-Unsubscribe' mà trỏ về địa chỉ email hoặc URL mà user có thể hủy đăng ký nhận tin dễ dàng từ các mailing tương lại (Chú ý: Đây không phải là phương pháp thay thế cho việc hủy đăng ký.)
Để giúp đảm bảo email của bạn không được gắn cờ spam, gmail khuyến nghị bạn:
+Tự động hủy đăng ký email đối với những địa chỉ trả lại nhiều phần email.
+Định kỳ gửi các email xác nhận tới user.
+Kèm theo từng mailing list họ đã đăng ký, và cung cấp các dịp để họ hủy đăng ký đối với những use r không còn hứng thú.
Có thể user của bạn chuyển tiếp mail cho các account khác, gmail khuyến nghị bạn:
+Cung cấp các địa chỉ email một cách rõ ràng đối với những user đã đăng ký list của bạn.
+Hỗ trợ phương thức URL để hủy đăng ký từ mailing list (đây là có ích nếu trình quản lý mailing list không thể cho biết ai hủy đăng ký dựa trên địa chỉ 'Reply-to' )
Định dạng
+Tất cả các email phải được định dạng theo chuẩn RFC 5322 và nếu sử dụng HTML thì phải tuân theo chuẩn HTML.
+Email phải có trường tiêu đề 'Message-ID' hợp lệ.
+Các email phải chỉ ra rằng chúng là bulk mail (tạm dịch là mail gửi hàng loạt), phải chỉ rõ trong header của email là :'Precedence: bulk'
+Nếu cố tính ẩn dấu người gửi thực sự của email, hoặc các đường link trang web trong email có thể khiến email không được gửi đi.
+Tiêu đề của từng email phải liên quan tới phần nội dung email bên trong, và không được gây hiểu lầm.
+Các authenticating domain, envelope From domain, payload From domain, reply-to domain, và sender domain phải không được vi phạm giới hạn chặt chẽ hướng dẫn "Unicode Security Profile" cho các tên miền quốc tế.
Gửi thư
Trong khi Gmail cố gắng để chuyển tất cả những email hợp pháp vào inbox của user, có thể một vài email đúng bị gắn là spam. Gmail không chấp nhật yêu cầu 'whitelisting' từ những người gửi hàng loạt, và gmail không đảm bảo rằng tất cả những email sẽ vượt qua được bộ lọc spam của gmail. Để chắc chắn các user gmail nhận được tất cả các mail họ muốn, gmail đã cung cấp cho họ phương thức để gửi tới gmail phản hồi về những email được gắn cờ spam -- người dùng có tùy chọn ấn vào nút 'Not spam' với từng email bị gắn cờ bởi bộ lọc spam của gmail. Gmail nghe các report của người dùng, và sửa đổi các vấn đề để cung cấp cho họ các trải nghiệm tốt nhất. Miễn là user gmail không đánh dấu mail của bạn là spam thì hệ thống email của bạn sẽ không gặp phải vấn đề khi chuyển tới inbox của người dùng gmail (tức là không bị coi là spam).
Có hai yếu tố quan trọng mà thông thường sẽ giúp email của bạn đến được inbox của Gmail:
+Địa chỉ trong tiêu đề (header) 'From:' được liệt kê ở trong Contacts của người dùng Gmail.
+Người dùng Gmail click vào 'Not Spam' để thông báo cho Gmail rằng email đó được gửi từ các địa chỉ đã được xin ý kiến bởi người dùng.
Nếu bạn gửi đồng thời email khuyến mại và các email giao dịch liên quan tới tổ chức của bạn, gmail khuyến nghị cố gắng tách các email này theo mục đích nhất có thể. Bạn có thể thực hiện điều này theo cách sau:
+Tách các địa chỉ email cho từng chức năng mục đích.
+Gửi các email từ các tên miền khác nhau và các địa chỉ IP khác nhau cho từng mục đích chức năng.
Bằng cách sử dụng các hướng dẫn trên, có nhiều khả năng các email giao dịch quan trọng sẽ đến được inbox của user gmail.Hướng dẫn này của gmail nhằm giúp bạn xây dựng độ tin cậy bên trong hệ thống Gmail, và mang tới kết quả là sẽ đến được inbox của Gmail.
Gửi qua bên thứ 3.
Nếu có khách hàng thuê bạn để gửi email (ví dụ các ISP), bạn phải có trách nhiệm giám sát theo dõi các hành động người dùng hoặc các hành động của client.
+Bạn phải có địa chỉ email có sẵn cho user và client báo cáo vi phạm lạm dụng (abuse@yourdomain.com).
+Bạn phải duy trì các thông tin được cập nhật trong bản tin WHOIS, và trên abuse.net.
+Bạn phải chấm dứt một cách kịp thời, tất cả các user hoặc client sử dụng dịch vụ của bạn để gửi mail spam.
Các chương trình marketing liên kết.
Các chương trình tiếp thị liên kết thưởng cho bên thứ 3 để đưa các visitor đến website của bạn. Thật không may, các chương trình này là miếng mồi hấp dẫn cho spammer và có thể gây hại nhiều hơn lợi. Hãy chú ý những điều sau đây:
+Nếu thương hiệu của bạn liên kết với các chương trình tiếp thị liên kết gửi spam, nó có thể ảnh hưởng tới các email gửi bởi bạn và các chi nhánh khác của bạn.
+Bạn phải có trách nhiệm giám sát các chi nhánh và loại bỏ chúng nếu chúng gửi spam.
Bài viết được tạm dịch từ: https://support.google.com/mail/answer/81126?hl=en
Một số thuật ngữ được để nguyên tiếng Anh cho dễ hiểu, dịch đỡ chuối.
